Đối với những sự kiện được thực hiện tại đa số tỉnh, nhiều chuyến “chinh chiến xa nhà” thường áp lực hơn so với những sự kiện được thực hiện ở địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với những chuyến đi xa như thế này thì cần phải có nhiều chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là rủi ro dự toán cho team thực hiện sự kiện đó vì có khá nhiều chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng đến ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn phải thêm các khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia nhiều phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

công ty tổ chức tất niên

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là vấn đề đầu tiên mà đa số nhà tổ chức sự kiện nghĩ tới. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).perfect bạn phải có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn tại: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời một số câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, ở bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hoặc không (có một vài khách sạn tại những tỉnh họ chỉ chấp nhận số người ở một phòng nhất định, do đó bạn phải dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng tại nhiều hơn dự định). Về rủi ro ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống tại nơi thực hiện sự kiện. Ngoài bữa ăn chính, bạn nên tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

cong ty to chuc su kien tat nien

Mua sắm vật dụng: Có đa số vật dụng bạn không thể mang theo mà phải mua sắm ở hiện truờng, bạn phải thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê các vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. Cách tốt là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, tại vì đôi khi quá một vài việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không tránh khỏi.

Trên đây là các vấn đề nên lưu ý khi thực hiện các event ở đa số địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ bởi do tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hoặc là thay đổi. Nhưng hi vọng một vài lưu ý trên giúp đỡ bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong đa số ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện tại tỉnh xa.

Chủ đề cùng chuyên mục: