Khi tổ chức event cần đảm bảo sự chuyên nghiệp và tầm ảnh hưởng của công ty, việc lựa chọn đúng công ty tổ chức event chuyên nghiệp sẽ góp phần mang lại thành công cho sự kiện. Nếu đang muốn thuê dịch vụ tổ chức event, hãy tham khảo những yếu tố sau đây.

Cách thức của sự kiện

Cách thức tổ chức gắn với mục tiêu, mục đích sự kiện. Doanh nghiệp muốn quảng bá sản phẩm mới, gây dựng niềm tin tới khách hàng hay kích hoạt bán hàng... Các hình thức khác nhau sẽ có cách tổ chức khác nhau. Do đó, bạn cần cung cấp tới công ty tổ chức event phương hướng, mục tiêu của sự kiện để tiện trao đổi.

Nhiều người thường để cho các đơn vị tổ chức sự kiện toàn quyền tổ chức. Tuy nhiên họ khá thất vọng vì những ý tưởng mà nhà sự kiện đề xuất đều không như họ mong muốn. Nếu bạn muốn có sự kiện hoành tráng, bạn cần những gì để nhiều người biết tới. Hãy lắng nghe tư vấn từ nhà tổ chức sự kiện, điều kiện công ty để lựa chọn hợp lý.

Cung cấp thông tin đầy đủ cho các đơn vị dự thầu

Một công ty chuyên nghiệp thường chủ động cung cấp yêu cầu, thông tin để các đơn vị cung cấp dịch vụ nắm bắt vấn đề một phương pháp tốt nhất.

Bạn hãy cung cấp tới đơn vị tổ chức thông tin về mục đích, thời gian, địa điểm, số lượng, đối tượng tham gia, thông điệp,...những hoạt động cơ bản phải có, những yêu cầu cơ bản đối với nhà tổ chức.

Bố trí thời gian hợp lý

Vì có nhiều lý do khiến những ngày tổ chức sự kiện đòi hỏi các đơn vị tổ chức sự kiện cần nhanh chóng gửi gấp kế hoạch báo giá. Việc này làm cho các công ty sự kiện khó có thể đảm bảo chất lượng hồ sơ dự thầu.

Thông thường, để tổ chức một event, chúng ta cần có mục tiêu 1 vài tháng. Sự gấp gáp sẽ thể hiện sự thiếu uy tín cho đôi bên. Thời hạn tốt nhất để gửi yêu cầu kế hoạch cho sự kiện là 1 tuần.

Chính xác về ngân sách

Chắc chắn nhiều người chưa đề cập tới ngân sách trong buổi mời thầu. Các công ty sẽ đề xuất những kế hoạch lớn với ngân sách quá giới hạn.

Do đó, bạn cần yêu cầu cung cấp bản báo giá rõ ràng, cụ thể cho từng hạng mục có trong bản kế hoạch cho sự kiện. Hãy quan tâm tới chi phí dự trù sự kiện. Khoản chi phí này có ảnh hưởng lớn tới sự kiện nếu sự kiện của bạn diễn ra dài ngày. Do đó, cần đề cập tới vấn đề giá cả trong hợp đồng của 2 bên.

Đánh giá năng lực của công ty sự kiện

Năng lực công ty không chỉ thể hiện qua bản profile và báo giá. Một số công ty đánh giá công ty sự kiện qua sự chuyên nghiệp, tên tuổi nhưng điều này chưa thực sự chuyển xác.

Một công ty sự kiện có tên tuổi trên thị trường có thể tổ chức nhiều sự kiện rất thành công, nhưng chưa thực hiện event lớn hiện giờ cho bạn. Điều này sẽ có những rủi ro nhất định.

Phương án hiệu quả nhất là nếu bạn tham dự sự kiện nào đó, bạn hài lòng về cách tổ chức. Bạn hãy tìm cách có được thông tin công ty tổ chức sự kiện và lưu lại thông tin liên lạc để mời họ tổ chức sự kiện cho bạn.

PTC Vina là công ty tổ chức sự kiện với 7 năm kinh nghiệm trên thị trường chính là lựa chọn không thể bỏ qua. Nếu khách hàng đang sinh sống tại khu vực miền Bắc và có nhu cầu thuê đơn vị tổ chức sự kiện, hãy liên hệ ngay PTC Vina để được hỗ trợ.

CÔNG TY CỔ TỔ CHỨC SỰ KIỆN VÀ QUẢNG CÁO PTC VINA

Địa chỉ: Hải Dương – Hotline: 0916 999 861

Văn phòng:

VP Hà Nội: 0936.992.103

VP Hải Phòng: 0936.992.202

VP Bắc Ninh, Bắc Giang: 0916.999.861

VP Hưng Yên: 0936.992.106

VP Hạ Long: 0936.992.101

Hotline tư vấn: 0916.999.861

Email: phutu118@gmail.com

Website: ptcvina.com

Chủ đề cùng chuyên mục: