Sự kiện họp mặt tập thể trong những năm gần đây được nhiều đơn vị chú trọng và tổ chức với quy mô lớn. Đây là dịp để tất thành viên của một tổ chức, hoặc bạn bè, người nhà có dịp sum vầy và quây quần bên nhau. Chính nên chi, để tổ chức buổi sự kiện này thành công tốt đẹp bạn cần phải có kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện. song song cần phải có một số kỹ năng trong lĩnh vực này. Dưới đây là các bước tổ chức sự kiện gặp mặt tập thể. Bạn hãy tham khảo cùng chúng tôi nhé!

Xem thêm: công ty tổ chức sự kiện tại sài gòn

Vào ngày tổ chức sự kiện

Vào ngày tổ chức sự kiện, đơn vị tổ chức cần phải chú trọng rất nhiều khâu từ chuẩn bị cho đến chạy chương trình để bảo đảm sự kiện được diễn ra trót lọt không có sự cố. Đầu tiên, nhóm tổ chức cần phải đến địa điểm tổ chức sự kiện sớm và đúng giờ. Cần phải kiểm tra các trang thiết bị phục vụ cho sự kiện. Đảm bảo tất chúng đều hoạt động tốt. Cần chuẩn bị các băng rôn hoặc bảng tên để phân biệt các thành viên trong ban tổ chức với khách tham gia.

Treo biếu ngữ chào mừng và các thông báo khác bên ngoài tòa nhà. Lễ tân sẽ là bộ phận đón tiếp khách và chỉ dẫn khách vào đúng chỗ ngồi. bảo đảm các thiết bị như mic và loa luôn sẵn sàng. Đối với người phát biểu trong sự kiện, cần phải nắm đầy đủ thông báo về buổi lễ. Đảm bảo việc các đại diện/ phóng viên/ chủ tọa đại hội nắm rõ mục đích hội nghị cũng như những người tham dự tổ chức.

Đối với quan khách và đại biểu, MC cần giới thiệu để chào mừng các đại diện và những người dự khác. Đơn vị tổ chức cần có sự quan hoài chu đáo và đặc biệt tới các vị khác đặc biệt, các vị khách quan trọng, khách VIP.

Một số lưu ý khi trong khâu tổ chức:
- Cần có bộ phận phát ngôn và quan hệ công chúng trong buổi event .
- Chụp ảnh lại những thứ quan trọng, như băng rôn nhà tài trợ, băng rôn của bạn, cửa ra vào, tiếp tân…
- Kiểm soát quờ quạng các nguồn thức ăn và nước uống trong buổi lễ. Không để tình trạng thiếu hụt xảy ra.
- Cảm ơn đại biểu sau mỗi sự kiện.
- Nhận đánh giá, góp ý từ khách tham dự
- thu vén địa điểm, thẩm tra đồ hồ điện, tháo băng rôn, khẩu hiệu…bảo đảm chắc chắn không để quên những vật dụng giá trị và sau đó rời địa điểm.

Xem thêm: tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Trên đây là một số san sẻ của chúng tôi về các bước tổ chức sự kiện gặp mặt. Hy vọng bạn có thể ứng dụng chúng và tổ chức được một buổi event cho mình thành công!